Legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce – co muszą wiedzieć pracodawcy w związku z konfliktem zbrojnym

Pracodawcy zyskali dostęp do ogromnej grupy nowych pracowników, ale przepisy wciąż się zmieniają. Ten wpis wyjaśnia do kiedy legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce obowiązuje, jakie przepisy należy znać i co oznacza to w praktyce dla przedsiębiorców zatrudniających Ukraińców.

Od 24 lutego 2022 r., dnia rozpoczęcia konfliktu zbrojnego na terytorium Ukrainy, Polska otworzyła granice i rynek pracy dla milionów uchodźców. Każdy obywatel Ukrainy, który przybył w tym okresie, uzyskał prawo do legalnego pobytu oraz możliwości podjęcia zatrudnienia bez skomplikowanych formalności.

Do kiedy obowiązuje legalny pobyt obywatela Ukrainy w Polsce?

Unia Europejska oraz polskie przepisy przewidują przedłużenie ochrony czasowej, na mocy której zaświadczenia o objęciu ochroną czasową pozostają ważne do 4 marca 2027 r. bez konieczności wymiany. Do tego dnia każdy obywatel Ukrainy objęty ustawą ma zapewniony legalny pobyt w Polsce. W tym terminie obejmuje to zarówno pobyt na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy, jak i możliwość podejmowania pracy.

Kim jest obywatel Ukrainy w rozumieniu polskich przepisów?

Obywatel Ukrainy to każda osoba posiadająca obywatelstwo ukraińskie, która przybyła na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej po dniu 24 lutego 2022 r., czyli od momentu rozpoczęcia działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy. Ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem jasno wskazują, że legalny pobyt dotyczy także członków ich rodzin oraz najbliższej rodziny obywatela Ukrainy, w tym małoletnich dzieci czy małżonków.

Dla pracodawców oznacza to, że każda zatrudniona osoba posiadająca status UKR i nadany numer PESEL korzysta z uproszczonych zasad legalizacji pobytu i pracy.

Na jakich zasadach zapewniono legalny pobyt obywateli Ukrainy?

Legalny pobyt obywatela Ukrainy został uznany na podstawie specjalnej ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa. W praktyce oznacza to, że pobyt każdego obywatela, który przybył do Polski po 24 lutego 2022 r., uznaje się za legalny w okresie wskazanym w ustawie.

Ustawa ta uprościła procedury. Zamiast tradycyjnych zezwoleń na pobyt czasowy czy kart pobytu, wprowadzono specjalny status UKR oraz obowiązek nadania numeru PESEL. Dzięki temu pracodawcy mogli szybko zgłaszać obywateli Ukrainy do pracy w powiatowym urzędzie pracy.

Co oznacza ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy dla pracodawców?

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym uprościła dostęp do rynku pracy. Pracodawca, który chce zatrudnić obywatela Ukrainy legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zgłasza ten fakt do powiatowego urzędu pracy. To zastąpiło tradycyjne zezwolenia na pracę cudzoziemców.

Nowelizacja ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy przewiduje, że pracodawcy muszą nadal monitorować terminy wygasania legalności pobytu.

Legalizacja pobytu po 30 września 2025 r. – jakie opcje mają pracodawcy i pracownicy?

Po upływie terminu wynikającego z ustawy, legalność pobytu będzie musiała być potwierdzona innymi narzędziami prawnymi. Do wyboru będą:

• zezwolenie na pobyt czasowy – np. pobyt czasowy w celu pracy lub prowadzenia działalności,
• pobyt tolerowany – w przypadkach szczególnych,
• pobyt ze względów humanitarnych,
• pobyt dziecka – jeśli obywatel Ukrainy ma w Polsce rodzinę.

Warto pamiętać, że udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy daje obywatelowi Ukrainy stabilność, a pracodawcy pewność zatrudnienia na dłuższy okres.

Czym jest ochrona czasowa i dlaczego przedłużono jej okres?

Ochrona czasowa to mechanizm prawa Unii Europejskiej, przyznany z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy. Został on wdrożony również na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dokumenty wydane w ramach ochrony czasowej zostały przedłużone do 4 marca 2027 r.. Dla pracodawców oznacza to, że osoby posiadające ten status nie muszą wymieniać zaświadczeń. Wystarczy, że będą kontynuować zatrudnienie zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak powiatowy urząd pracy wspiera pracodawców zatrudniających Ukraińców?

Powiatowy urząd pracy odgrywa kluczową rolę. To właśnie tam pracodawca zgłasza fakt zatrudnienia obywatela Ukrainy. Dzięki uproszczeniom zgłoszenie zastępuje standardowe pozwolenia na pracę.

Obowiązek dotyczy wszystkich form zatrudnienia – umowy o pracę, umowy zlecenia czy innej działalności. Wniosek o nadanie numeru PESEL oraz rejestracja w systemie praca.gov.pl to podstawowe warunki legalnego zatrudnienia.

Jakie dokumenty potwierdzają legalność pobytu i pracy obywatela Ukrainy?

Najważniejsze dokumenty to:

• numer PESEL ze statusem UKR,
• zaświadczenie o ochronie czasowej,
• karta pobytu w przypadku wcześniejszych zezwoleń,
• potwierdzenie zgłoszenia do powiatowego urzędu pracy.

Pracodawca powinien przechowywać te dokumenty w aktach pracownika, aby móc udowodnić legalność zatrudnienia podczas ewentualnej kontroli.

Jak przygotować firmę na zmiany w legalnym pobycie Ukraińców?

Pracodawcy powinni już teraz planować scenariusze po 30 września 2025 r. Obywatel Ukrainy zatrudniony w firmie będzie musiał posiadać nowe podstawy prawne pobytu. W praktyce oznacza to konieczność składania wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej lub o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy.

Firmy zatrudniające wielu cudzoziemców powinny stworzyć listę pracowników z Ukrainy i monitorować okresy ważności ich dokumentów. Przykładowo: kart pobytu czy zaświadczeń o ochronie czasowej.

Podsumowanie – najważniejsze informacje dla pracodawców

• Legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce obowiązuje do 30 września 2025 r..
• Dokumenty związane z ochroną czasową zostały przedłużone do 4 marca 2027 r..
• Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy uprościła zatrudnienie – wystarczy zgłoszenie do powiatowego urzędu pracy.
• Po upływie terminu konieczna będzie legalizacja pobytu na podstawie zezwoleń: pobyt czasowy, pobyt humanitarny lub pobyt tolerowany.
• kolejne przedłużenia okresu legalnego pobytu obywateli Ukrainy,
• wdrożenie nowych procedur związanych z udzielaniem cudzoziemcom ochrony na terytorium Polski,
• wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w imieniu małoletniego,
• obowiązek składania nowych wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy. Pracodawcy powinni monitorować terminy dokumentów i przygotować się na nowe procedury.
  

FAQ – najczęściej zadawane pytania przez pracodawców

Do kiedy obowiązuje okres legalnego pobytu obywateli Ukrainy w Polsce?

Okresu legalnego pobytu obywateli Ukrainy w Polsce nie należy mylić z innymi formami pobytu cudzoziemców. Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem, pobyt ten został przedłużony do 30 września 2025 r.. Uznaje się go za legalny na podstawie specustawy. W przypadku ochrony czasowej dokumenty pozostają ważne do 4 marca 2026 r., a dla części osób także do 4 marca 2027 r..

Kto może korzystać z ochrony czasowej?

Ochrona czasowa dotyczy obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową oraz obywateli Ukrainy na terytorium Polski. Przybyłych w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy. Dotyczy to także członka rodziny obywatela i najbliższej rodziny obywatela Ukrainy. Dokumenty wydane w ramach ochrony czasowej są ważne i nie wymagają wymiany, jeśli ich okres został ustawowo przedłużony.

Jakie dokumenty powinien sprawdzić pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy?

Podstawą jest numer PESEL ze statusem UKR, nadany w wyniku złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL. W praktyce oznacza to, że pobyt obywatela Ukrainy uznaje się za legalny, a zatrudnienie można zgłosić do powiatowego urzędu pracy. Warto też monitorować okresy ważności kart pobytu, zaświadczeń o ochronie czasowej oraz sprawdzać czy nie upłynęły przepisy wynikające z ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach.

Czy ustawy przewidują szczególne prawa dla rodzin obywateli Ukrainy?

Tak, ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy oraz ustawy o cudzoziemcach przewidują dodatkowe rozwiązania. Obejmują one członków ich rodzin, takich jak małoletniego dziecka małżonka obywatela polskiego czy rodziny obywatela Rzeczypospolitej Polskiej. Umożliwiają również pobyt dziecka i nadanie numeru PESEL, co pozwala na dalsze korzystanie z legalnych form zatrudnienia i edukacji.

Czy istnieją przepisy dla osób, które przybyły przed 24 lutego 2022 r.?

Dnia 24 lutego 2022 r. rozpoczął się masowy napływ wysiedleńców, dlatego przepisy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy obejmują głównie osoby, które przybyły do Polski po tym terminie. Obywatele Ukrainy, którzy mieszkali w Polsce wcześniej, korzystają z przepisów ustawy o cudzoziemcach z dnia 12 grudnia 2013 r. i muszą posiadać inne podstawy prawne jak wizy, zezwolenia na pobyt czasowy czy karty pobytu.

Czy inne państwa członkowskie Unii Europejskiej mają podobne przepisy?

Tak, okres ochrony czasowej został wprowadzony przez wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej przyznanej z powodu działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy. Na tej podstawie możliwe jest także korzystanie z ochrony czasowej na terenie innego państwa członkowskiego. Warunkiem jest przestrzeganie lokalnych przepisów migracyjnych.

Jakie są możliwe scenariusze po upływie obecnych terminów?

• kolejne przedłużenia okresu legalnego pobytu obywateli Ukrainy,
• wdrożenie nowych procedur związanych z udzielaniem cudzoziemcom ochrony na terytorium Polski,
• wnioski o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w imieniu małoletniego,
• obowiązek składania nowych wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy.

Jak może pomóc time2work?

Wspieramy przedsiębiorców w całym procesie zatrudnienia obcokrajowców – od rekrutacji (w tym z Azji), przez legalizację pobytu i pracy, po pełną obsługę formalno-prawną. Dzięki temu pracodawca może skupić się na rozwoju firmy, pozostawiając kwestie administracyjne profesjonalistom.

🔗 Więcej informacji: www.time2work.pl