Najczęstsze problemy polskich pracodawców przy zatrudnianiu cudzoziemców – i jak ich uniknąć

Z roku na rok liczba cudzoziemców w Polsce rośnie, a polski rynek pracy coraz bardziej opiera się na pracownikach z zagranica, szczególnie z krajów takich jak Ukraina, Gruzja, Indie czy Filipiny. Nic więc dziwnego, że niemal każda firma lub większe przedsiębiorstwo musi dziś wiedzieć, jak zatrudniać cudzoziemców prawidłowo, zgodnie z przepisami dotyczącymi legalizacji zatrudnienia.

Choć zapotrzebowanie na zagranicznych specjalistów rośnie, wielu pracodawców nadal popełnia podobne błędy. Poniżej przedstawiamy najczęstszy z nich — oraz praktyczne sposoby, jak ich unikać.

1. Brak znajomości przepisów dotyczących zezwoleń i oświadczeń

Największym problemem po stronie pracodawcą jest niepełna znajomość przepisów dotyczących zezwolenie na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy oraz zasad wynikających z legalizacji zatrudnienia.

Do najpopularniejszych błędów należą:

• składanie wniosku o zezwolenie nie dla właściwego typu pracy,
• błędne oświadczenia o powierzeniu pracy,
• brak zgodności między stanowiskiem a warunkami wykonywania pracy,
• niedotrzymanie terminów w urzędu pracy lub wniosku o wydanie zezwolenia,
• oczekiwanie, że cudzoziemiec może pracować „od ręki”, bez ważnych dokumentów.

Od 2024 r. wiele procedur zostało przyspieszonych, ale wciąż wymagają one od pracodawcy staranności i dokładności.

Jak uniknąć błędu?
Przed złożeniem dokumentów warto sprawdzić:

• rodzaj pracy i obowiązki,
• podstawę do uzyskania zezwolenie,
• czy obcokrajowiec posiada ważną wizę, kartę pobytu lub inny tytuł pobytowy,
• czy warunki umowy są zgodne z wnioskiem składanym do urząd.

Dobrze przygotowany wniosek skraca czas wydanie zezwolenia, zamiast go wydłużać.

2. Nieprawidłowe dokumenty pobytowe pracownika

Wielu pracodawców myli pojęcia:

• zezwolenie na pracę (dla firmy),
• zezwolenie na pobyt (dla cudzoziemca),
• karty pobytu (dokument pobytowy obcokrajowca).

Jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego tytułu pobytowego, zatrudnienie nie będzie legalny — nawet przy poprawnym oświadczeniu.

Jak uniknąć błędu?
Pracodawca powinien sprawdzić:

• czy cudzoziemiec ma ważny paszport i podstawę pobytu,
• czy dokumenty nie wygasają w trakcie kontraktu,
• czy w umowie nie ma zmian wpływających na obowiązek nowego zezwolenie.

To odpowiedzialność zarówno pracodawcy, jak i przedsiębiorcy.

3. Kulturowy i językowy brak przygotowania zespołu

Zatrudniając pracowników z zagranicy, trzeba pamiętać o aspektach kulturowy, językowych i organizacyjnych.
Często pracownik–cudzoziemiec nie rozumie pełnej treści instrukcji BHP, regulaminów czy poleceń.

Najczęstsze problemy:

• brak tłumaczeń dokumentów,
• brak wprowadzenia na stanowisko pracy,
• trudności z integracją zespołu,
• nieporozumienia językowe.

Jak uniknąć błędu?

• dostarczyć instrukcje w języku zrozumiałym dla cudzoziemca,
• zapewnić tłumacza lub koordynatora,
• przeprowadzić krótkie szkolenie integracyjne,
• zadbać o właściwą adaptację pracownika.

4. Niedopilnowanie obowiązków względem ZUS i innych instytucji

Każdy obywatel kraju spoza UE, który ma być zatrudniony przez pracodawcę, wymaga poprawnego zgłoszenia do ZUS oraz rozliczenia dodatków wynikających z prawa pracy i polityki społecznej (pracy i polityki społecznej).

Najczęstsze błędy:

• brak zgłoszenia pracownika,
• zgłoszenie niewłaściwego kodu,
• nieprzekazanie zmian dotyczących umowy,
• nieprawidłowe rozliczenia wynagrodzenia.

Jak uniknąć błędu?
Warto, aby firma miała:

• kontrolę nad terminami,
• sprawny dział kadr lub wsparcie agencji,
• system do przypominania o aktualizacjach danych.

5. Nieświadomość różnic w przepisach dla obywateli różnych krajów

Przepisy różnią się dla obywatel, np.:

• Ukraina (specjalne zasady powierzenia pracy od 2022 r.),
• kraje azjatyckie (częściej wymagane zezwolenie na pracę),
• kraje Ameryki Południowej (częściej procedura klasyczna).

Wiele firm nie wie też, kiedy trzeba zatrudnić cudzoziemca na podstawie klasycznego zezwolenie, a kiedy wystarczy oświadczenie o powierzeniu.

Jak uniknąć błędu?
Zawsze warto sprawdzić, czy:

• obywatelstwo cudzoziemca kwalifikuje go do konkretnej ścieżki,
• jaka procedura jest aktualna w danym województwie,
• czy konieczne jest nowe zezwolenie, np. przy zmianie stanowiska.

Podsumowanie: jak usprawnić proces zatrudniania cudzoziemców?

Aby pracodawca mógł skutecznie zatrudniać cudzoziemców, powinien:

• znać podstawowe przepisy,
• odpowiednio przygotować dokumenty,
• pamiętać o terminach,
• dbać o komunikację i adaptację,
• kontrolować obowiązki wobec instytucji.

Dzięki prawidłowej organizacji zatrudnienie obcokrajowców staje się szybsze, łatwiejsze i bardziej bezpieczne dla firmy.

Jak może pomóc time2work?

Wspieramy przedsiębiorców w całym procesie zatrudnienia obcokrajowców – od rekrutacji (w tym z Azji), przez legalizację pobytu i pracy, po pełną obsługę formalno-prawną. Dzięki temu pracodawca może skupić się na rozwoju firmy, pozostawiając kwestie administracyjne profesjonalistom.

🔗 Więcej informacji: www.time2work.pl