Cudzoziemiec i zatrudnienie w Polsce 2025 – jak zatrudniać cudzoziemców zgodnie z przepisami Rzeczypospolitej Polskiej

Zatrudnianie cudzoziemców to proces wymagający znajomości prawa, procedur urzędowych i nowych przepisów, które od 1 czerwca 2025 obowiązują na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Artykuł pokazuje, jak pracodawca może legalnie zatrudniać cudzoziemców, jakie dokumenty są konieczne, gdzie złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę i czym różni się zezwolenie na pobyt czasowy od oświadczenia o powierzeniu pracy. To praktyczny przewodnik, który pozwoli uniknąć ryzyka i sankcji, gdy zatrudnianie cudzoziemców staje się koniecznością.

1. Kim jest cudzoziemiec w świetle prawa i kiedy można go zatrudniać?

Cudzoziemiec to osoba, która nie posiada obywatelstwa Rzeczypospolitej Polskiej. Zatrudnić cudzoziemca można tylko wtedy, gdy spełnia on warunki legalnego pobytu na terytorium Polski i posiada odpowiednie dokumenty pobytowe lub zezwolenia. Zasady zatrudniania cudzoziemców wynikają z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. dotyczącej warunków dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Pracodawca, czyli podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, musi pamiętać, że cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej można powierzyć pracę tylko wtedy, gdy ich pobyt jest legalny, a praca odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi zezwoleń i oświadczeń.

2. Jak sprawdzić legalny pobyt cudzoziemca na terytorium Polski? Kiedy potrzebny jest dokument pobytowy – wiza?

Legalny pobyt w Polsce to warunek podstawowy. Cudzoziemiec musi przedstawić przed rozpoczęciem pracy ważny dokument pobytowy – np. wizę, kartę pobytu czasowego lub decyzję o zezwoleniu na pobyt. Brak dokumentu oznacza brak możliwości wykonywania pracy.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez cały okres zatrudnienia. W przypadku kontroli urzędu pracy lub Państwowej Inspekcji Pracy brak kopii może być potraktowany jako naruszenie.

Wiza jest potrzebna, gdy cudzoziemiec spoza UE, EOG lub Szwajcarii chce wjechać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i przebywać tu legalnie dłużej niż pozwala ruch bezwizowy (zwykle 90 dni w ciągu 180).

W kontekście pracy:

• Wiza krajowa (typ D) – umożliwia pobyt powyżej 90 dni i może zawierać zapis „dostęp do rynku pracy”, co pozwala cudzoziemcowi wykonywać pracę w Polsce.
• Wiza Schengen (typ C) – daje prawo do krótkiego pobytu do 90 dni, ale co do zasady nie służy do zatrudnienia.
• Wiza z celem „praca” – wydawana, gdy cudzoziemiec otrzymał zezwolenie na pracę lub pracodawca zarejestrował oświadczenie o powierzeniu pracy.

Jeśli cudzoziemiec ma inne tytuły pobytowe (np. kartę pobytu, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, status uchodźcy), wiza nie jest wymagana.

3. Kiedy wymagane jest zezwolenie na pracę cudzoziemca, a kiedy wystarczą oświadczenia?

Zezwolenie na pracę cudzoziemca jest wymagane w większości przypadków, gdy cudzoziemiec nie pochodzi z UE, EOG ani Szwajcarii. Jednak istnieją uproszczone procedury.

Obywatele Ukrainy, Mołdawii, Gruzji, Białorusi i kilku innych państw mogą wykonywać pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, wpisanego do ewidencji w powiatowym urzędzie pracy. W takim przypadku pracodawca nie musi składać wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.

4. Powiatowy urząd pracy: Jak wygląda procedura oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?

Oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to najprostsza forma legalizacji pracy. Pracodawca składa oświadczenie do ewidencji w powiatowym urzędzie pracy, a cudzoziemiec może rozpocząć pracę po wpisie do rejestru.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy musi zawierać dane podmiotu powierzającego pracę, stanowiska pracy, wymiaru czasu pracy lub liczby godzin, okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz wysokość wynagrodzenia. Pracodawca musi poinformować urząd pracy o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 14 dni.

5. Zezwolenie na pracę – gdzie i jak złożyć wniosek o wydanie zezwolenia?

Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę składa pracodawca w urzędzie wojewódzkim. Zezwolenie na pracę lub oświadczenia muszą być zgodne z warunkami wskazanymi we wniosku. Wszelkie zmiany stanowiska pracy czy wymiaru czasu pracy wymagają zgłoszenia lub nowego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.

6. Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – czym różni się od zezwolenia na pracę?

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę łączy prawo do legalnego pobytu i zatrudnienia. Wydanie zezwolenia na pobyt czasowy pozwala cudzoziemcowi wykonywać pracę w Polsce bez konieczności posiadania odrębnego zezwolenia na pracę.

Procedura ta dotyczy cudzoziemców, którzy chcą dłużej przebywać i pracować w Polsce. Wniosek o wydanie zezwolenia składa sam cudzoziemiec. Dokument pobytowy musi być ważny i zgodny z warunkami zatrudnienia.

7. Jaką umowę zawrzeć z cudzoziemcem i jakie warunki muszą być spełnione?

Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna musi być zawarta w formie pisemnej i w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Pracodawca musi zapewnić, że wynagrodzenie nie jest niższe niż minimalne przewidziane w zezwoleniu.

Umowy o pracę powinny precyzować wymiaru czasu pracy, stanowiska pracy i warunki zatrudnienia. W przypadku pracy sezonowej konieczne może być zezwolenie na pracę sezonową.

8. Jakie obowiązki ma pracodawca wobec urzędu pracy i ZUS po rozpoczęciu pracy?

Po rozpoczęciu pracy pracodawca musi zgłosić cudzoziemca do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w terminie 7 dni. Ponadto, zgodnie z przepisami dotyczącymi powierzania pracy, pracodawca musi poinformować urząd pracy o powierzeniu pracy do ewidencji.

Zatrudniający ma też obowiązek poinformowania urzędu pracy o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca lub o zakończeniu pracy przed upływem okresu wskazanego w oświadczeniu.

9. Jakie są najczęstsze błędy naruszające przepisy dotyczące powierzenia pracy cudzoziemcom?

Najczęstsze problemy to: brak kopii dokumentu pobytowego, niewłaściwe oświadczenie o powierzeniu pracy, niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do ZUS, powierzenie pracy cudzoziemcowi bez ważnego dokumentu pobytowego, czy też wykonywanie pracy w Polsce niezgodnie z warunkami zezwolenia.

Powierzanie pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej bez wymaganych zezwoleń lub oświadczeń może skutkować wysokimi karami finansowymi dla pracodawcy.

10. Jak przygotować się na nowe przepisy obowiązujące od dnia 1 czerwca 2025 r.?

Nowe przepisy wprowadzają m.in.:

• większe obowiązki ewidencyjne,
• konieczność informowania urzędów o każdym przypadku niepodjęcia pracy przez cudzoziemca
• konieczność doprecyzowania warunków dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Polski.

Od 30 września 2025 r. planowane są dodatkowe zmiany dotyczące wniosków w sprawie pracy sezonowej. Pracodawcy powinni śledzić praca.gov.pl i komunikaty Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 marca 2025 r.

Nasze doświadczenie w zatrudnianiu cudzoziemców na polskim rynku pracy

Od lat zdobywamy wiedzę na temat zatrudnienia cudzoziemca w Polsce i weryfikujemy ją w praktyce. Dzięki czemu skutecznie zalegalizowaliśmy pracę kilkuset naszych pracowników. Pomogliśmy też kilkudziesięciu klientom zewnętrznym sprawnie i skutecznie zawnioskować o właściwe podstawy prawne do pracy i pobytu ich pracowników. W tym uzyskaliśmy zezwolenia na pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jeżeli chcesz zatrudnić cudzoziemca bez ryzyka i zgodnie z przepisami, zachęcamy do kontaktu poprzez formularz kontaktowy .

Podsumowanie – najważniejsze rzeczy do zapamiętania dot. zatrudnianie cudzoziemców

• Cudzoziemiec może wykonywać pracę tylko na podstawie legalnego pobytu i właściwego zezwolenia.
• Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę składa pracodawca, a zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – cudzoziemiec.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczy głównie obywateli Ukrainy i kilku innych państw.
• Pracodawca musi przechowywać kopię dokumentu pobytowego i zgłaszać cudzoziemca do ZUS, tylko wtedy zatrudnianie cudzoziemców może być legalne.
• Należy monitorować terminy ważności zezwoleń i wiz.
• Od dnia 20 marca 2025 r. i 1 czerwca 2025 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców.