Zmiany w legalizacji pracy 2025: zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców na polskim rynku pracy

Rok 2025 przynosi fundamentalne zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Omawiane zmiany mają charakter kompleksowy i obejmują cały proces legalizacji pracy i pobytu. Od zgłoszenia zatrudnienia, przez dokumentację, aż po kontrolę warunków wykonywania pracy przez cudzoziemców. Reforma ma na celu uporządkowanie dotychczasowego systemu, który w wielu przypadkach był nieefektywny, rozproszony i podatny na nadużycia.

Nowe regulacje zostały wprowadzone z myślą o przejrzystości, kontroli i skutecznej integracji z rynkiem pracy.

Zasady zatrudniania cudzoziemców od czerwca 2025 r.?

Legalizacja pracy cudzoziemców opiera się na systemie elektronicznym, który zastępuje dotychczasowe procedury papierowe. Każde powierzenie pracy cudzoziemcowi musi być poprzedzone uzyskaniem odpowiedniego zezwolenia na pracę, którego wniosek składany będzie wyłącznie online.

Ustawa przewiduje, że dokumentacja potwierdzająca legalność zatrudnienia powinna być kompletna i aktualna przez cały czas współpracy z cudzoziemcem.

Legalizacja obejmuje zarówno pobyt, jak i pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wprowadzone rozwiązania mają zwiększyć transparentność i zapobiegać nadużyciom. Każde niedopełnienie formalności może skutkować cofnięciem zezwolenia lub nałożeniem kary finansowej. Reforma dotyczy wszystkich podmiotów – niezależnie od wielkości czy formy zatrudnienia cudzoziemców przebywających w PL.

Jakie ustawy regulują zatrudnianie cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej?

Zatrudnianie cudzoziemców od czerwca będzie regulowane przez trzy główne akty prawne – każdy z nich odpowiada za inny element systemu.

• Podstawą nowego porządku prawnego jest ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Dokument ten precyzyjnie definiuje, jakie warunki muszą zostać spełnione, by legalnie zatrudniać cudzoziemców w Polsce.
• Drugim aktem prawnym jest nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – regulująca szczegóły procedur, terminów i obowiązków informacyjnych.
• Trzeci filar to zmieniona ustawa o rynku pracy. Integruje ona obowiązki publicznych służb zatrudnienia i eliminuje przestarzałe narzędzia, takie jak test rynku pracy.

Wszystkie trzy ustawy są powiązane z nowym systemem IT, który będzie obowiązkowy dla pracodawców i urzędów. Pracodawca będzie musiał rejestrować pracę obcokrajowca bezpośrednio w centralnym rejestrze. W przypadku niespełnienia ustawowych warunków dopuszczalności zatrudnienia – urząd odmówi wydania decyzji i pracy nie będzie można powierzyć.

Zmiany obejmą wszystkie formy pracy. W ustawie wprowadzono także definicję pracy tymczasowej, oraz odrębne regulacje dla agencji zatrudnienia.

Czym są nowe warunki dopuszczalności powierzania pracy osobom z zagranicy?

Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wprowadza precyzyjnie określone kryteria legalnego zatrudniania obcokrajowców. Przede wszystkim zatrudnienie cudzoziemca możliwe jest jedynie wtedy, gdy posiada on legalny tytuł pobytowy i odpowiednie zezwolenie na pracę. 

Pracodawca ma obowiązek zweryfikować te dokumenty przed rozpoczęciem zatrudnienia. Nowe przepisy wskazują, że dopuszczalne jest powierzanie pracy tylko pod warunkiem spełnienia wszystkich ustawowych wymogów. Są to: odpowiednia forma stosunku pracy i minimalny wymiar czasu pracy.

 Ustawodawca określa też, że cudzoziemiec musi wykonywać pracę zgodną z warunkami wskazanymi w zezwoleniu. Każda zmiana miejsca zatrudnienia, stanowiska czy wymiaru czasu pracy musi zostać zgłoszona w systemie. Niespełnienie tych warunków oznacza powierzenie pracy nielegalne – nawet jeśli cudzoziemiec posiada aktualne dokumenty pobytowe.

Nowa definicja powierzania pracy obejmuje każdą formę świadczenia pracy na rzecz podmiotu. W przypadku takich form, pracodawca również musi upewnić się, że cudzoziemiec ma prawo przebywać i pracować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Powierzanie pracy bez formalnego zezwolenia będzie traktowane jako naruszenie ustawy, podlegające karze finansowej.

Dodatkowo ustawodawca przewiduje obowiązek zachowania dokumentacji przez cały okres współpracy z cudzoziemcem. Pracodawcy muszą przygotować się do wdrożenia nowych obowiązków i monitorować zmiany prawne, by uniknąć ryzyka prawnego i finansowego.

Checklista zatrudnienia cudzoziemca po 01.06.2025 (PDF)

Jak wygląda procedura uzyskania zezwolenia na pracę po zmianach?

Od 2025 roku procedura uzyskiwania zezwolenia na pracę zostaje całkowicie zdigitalizowana i odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną. Pracodawca będzie zobowiązany do złożenia wniosku za pośrednictwem nowego systemu elektronicznego. Wniosek musi zawierać m.in. dane podmiotu zatrudniającego, dane cudzoziemca, proponowany wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia.

Wszystkie dokumenty muszą być dołączone w formie elektronicznej. Po złożeniu wniosku właściwy urząd pracy lub wojewoda rozpatruje sprawę w trybie uproszczonym, jednak tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie warunki ustawowe. Przewidziano mechanizm automatycznego odrzucania niekompletnych lub niezgodnych zgłoszeń. Nowy system ma przyspieszyć proces, ale jednocześnie zwiększa wymagania formalne wobec pracodawcy. Pracodawcy bowiem będą zobowiązani dostarczyć do urzędu kopię umowy z cudzoziemcem, jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Zezwolenie na pracę wydawane jest na czas określony, zgodnie z deklarowanym okresem zatrudnienia. W przypadku nierozpoczęcia pracy w oparciu o zezwolenia, przerwania na okres dłuższy, jak 2 miesiące, czy zakończenia pracy przed upływem ważności dokumentu – pracodawca ma obowiązek zgłosić ten fakt do urzędu w ciągu 7 dni.

W przypadku zmiany warunków zatrudnienia – np. zmiany stanowiska, miejsca pracy lub wymiaru etatu – konieczne jest uzyskanie nowego zezwolenia. Procedura obejmuje również weryfikowanie, czy cudzoziemiec posiada legalny pobyt na terytorium RP.

W razie niespełnienia któregokolwiek z wymogów, urząd odmówi wydania zezwolenia i zatrudnienie będzie niemożliwe.  Nowe przepisy przewidują również integrację z rejestrem podmiotów powierzających pracę cudzoziemcom oraz weryfikację historii zatrudnienia cudzoziemca.

Jakie nowe obowiązki wprowadza strategia migracyjna 2025 wobec cudzoziemców i urzędów?

Cudzoziemcy, którzy chcą pracować lub studiować w Polsce, będą musieli przedstawić szczegółowy zestaw dokumentów potwierdzających cel przyjazdu, kwalifikacje oraz legalny status pobytu. Zezwolenie na pobyt nie będzie wydawane automatycznie – urząd będzie analizował również zgodność między deklarowanym celem a rzeczywistym działaniem cudzoziemca. Przepisy podkreślają znaczenie spójności między dokumentami, a urzędy zyskują nowe narzędzia kontrolne.

Wszystkie procesy będą obsługiwane cyfrowo – obcokrajowiec zakłada konto w systemie elektronicznym, przez które składa wniosek, uzupełnia dokumenty oraz komunikuje się z urzędem. Projekt przewiduje także nowe kompetencje inspekcyjne i możliwość automatycznego blokowania niekompletnych lub fałszywych zgłoszeń. Zmiana podejścia ma zwiększyć bezpieczeństwo wewnętrzne i pozwolić skutecznie zarządzać zgodną z prawem pracą i pobytem niezależnie od państw pochodzenia cudzoziemców.

Dowiedz się więcej o nowej polityce migracyjnej 2025

Jakie zmiany dotyczą studentów i osób z wysokimi kwalifikacjami?

Ustawa wprowadza nowe kryteria dla cudzoziemców przyjeżdżających do Polski w celach edukacyjnych. Kandydaci na studia muszą wykazać się znajomością języka na poziomie co najmniej B2, przedstawić autentyczne dokumenty rekrutacyjne oraz zaliczyć testy wstępne. Dodatkowo uczelnie będą musiały spełniać wymogi dotyczące liczby studentów zagranicznych – ich odsetek nie może przekraczać 50% całkowitej liczby studentów.

Dla osób z wysokimi kwalifikacjami przewidziano ułatwienia w ramach Blue Card UE. Zmiany zdejmują obowiązek powiązania na podstawie zezwolenia na pracę z jednym pracodawcą. Zwiększy to mobilność na rynku pracy. Cudzoziemiec z Blue Card będzie mógł zmienić zatrudnienie bez konieczności uzyskiwania nowego zezwolenia, pod warunkiem spełnienia ustawowych wymagań dotyczących branży i poziomu wynagrodzenia.

Jakie nowe obowiązki spoczywają na pracodawcach od 1 czerwca 2025 r.?

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawcy będą zobowiązani do pełnej cyfryzacji procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Wszystkie zgłoszenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemca, w tym zmiany miejsca pracy, stanowiska czy wymiaru godzin, będą musiały być przesyłane wyłącznie drogą elektroniczną do odpowiednich urzędów.

Warto zaznaczyć, że pracodawcy będą musieli wprowadzać dane cudzoziemców do centralnego systemu IT, a każde niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem kar finansowych. Ponadto, pracodawca będzie musiał przechowywać wszystkie dokumenty potwierdzające legalność pobytu i pracy cudzoziemców przez cały okres obowiązywania umowy.

Jest to ogromnie istotne, by na bieżąco badać legalność pobytu cudzoziemców, ponieważ ustawodawca nałożył obowiązek na pracodawcę, który wpisany jest w decyzji pobytowej cudzoziemca – pracodawca musi poinformować stosowny urząd o zakończeniu pracy przez cudzoziemca. 

Reforma wymusi na pracodawcach także zapewnienie zgodności zatrudnienia z warunkami określonymi w zezwoleniu na pracę oraz w umowie, w tym odpowiednią wysokość wynagrodzenia, zgodną z rynkiem pracy i specyfiką branży. Całość procedur będzie kontrolowana przez odpowiednie urzędy, co ma na celu eliminację nadużyć i zapobieganie nadużyciom.

Czy opinia starosty będzie nadal wymagana po 1 czerwca 2025?

Nowa ustawa o legalizacji pracy cudzoziemców, która wchodzi w życie 1 czerwca 2025 r., wprowadza istotną zmianę w zakresie dotychczasowego obowiązku uzyskania opinii starosty. Dotychczas, w wielu przypadkach pracodawca musiał przeprowadzić tzw. test rynku pracy, czyli uzyskać informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych wśród lokalnych bezrobotnych i poszukujących pracy. Procedura ta była czasochłonna i często stanowiła barierę w szybkim powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Zgodnie z nowym prawem, obowiązek uzyskania opinii starosty zostaje zniesiony. Ustawodawca uznał ten mechanizm za przestarzały i nieprzystający do realiów współczesnego rynku pracy. W zamian przewidziano centralny system IT, który umożliwi weryfikację zapotrzebowania kadrowego na poziomie krajowym, bez konieczności pozyskiwania zaświadczeń z powiatowych urzędów pracy. Likwidacja tzw. “informacji starosty” niewątpliwie przyczyni się do znacznego uproszczenia procesu wydawania zezwoleń na pracę. 

 Jakie konsekwencje grożą za naruszenie ustawy?

Naruszenie przepisów ustawy o legalizacji pracy cudzoziemców może wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi i administracyjnymi. Pracodawcy, którzy nie dopełnią obowiązków związanych z rejestracją zatrudnienia cudzoziemców, zgłaszaniem zmian w zatrudnieniu. Wysokość kar może wynosić od 3000 zł do nawet 50 000 zł, w zależności od skali naruszenia. Ponadto, w przypadku powtarzających się wykroczeń, urząd może nałożyć dodatkowe sankcje, w tym zakaz zatrudniania cudzoziemców przez określony czas.

Pracodawcy muszą także liczyć się z kontrolami ze strony inspektorów pracy, którzy będą sprawdzać zgodność zatrudnienia z nowymi regulacjami. Jeśli zostaną wykryte nieprawidłowości, inspektorzy mogą nałożyć mandat lub rozpocząć postępowanie administracyjne.

Ostatecznie, zaniedbania związane z zatrudnianiem cudzoziemców mogą prowadzić do utraty zezwolenia na działalność, zgody na zatrudnianie cudzoziemców i innych konsekwencji prawnych. Dla pracodawców oznacza to konieczność ścisłego przestrzegania nowych procedur i obowiązków administracyjnych, aby uniknąć niepożądanych kar.

Jakie formy umowy są dopuszczalne przy legalnym zatrudnieniu cudzoziemców?

Nowe przepisy dopuszczają pracę na podstawie umowy: umowy o pracę oraz cywilnoprawnej. Pracodawca będzie mógł zawierać umowy o pracę z cudzoziemcem, pod warunkiem że spełni wymagane przez prawo warunki zatrudnienia, takie jak odpowiednia wysokość wynagrodzenia oraz rodzaj wykonywanej pracy.

Ponadto, umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło, będą również dopuszczalne. Jednak muszą być one zgodne z nowymi przepisami dotyczącymi legalizacji zatrudnienia. Każda forma zatrudnienia będzie musiała być zgłoszona w systemie teleinformatycznym i podlegać kontroli urzędów pracy.

Reforma ma na celu wyeliminowanie nadużyć związanych z fikcyjnymi umowami cywilnoprawnymi, które były wykorzystywane do obejścia przepisów o zatrudnieniu. Pracodawcy muszą upewnić się, że wszystkie umowy zawierane z cudzoziemcami będą w pełni zgodne z obowiązującymi regulacjami i zapewnią cudzoziemcom odpowiednie warunki pracy oraz płacy.

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia musi być przechowywana przez cały czas trwania umowy. Wszelkie zmiany w jej treści muszą być zgłaszane do odpowiednich urzędów.

Co się zmienia w stosunku do zatrudniania przez agencje pracy tymczasowej?

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP określa w art. 6, że w przypadku kierowania cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę do pracy na rzecz innego podmiotu – praca ta wykonywana jest na podstawie umowy między agencją pracy tymczasowej a pracownikiem tymczasowym. Zapis ten ma na celu wyeliminowanie z rynku tzw. outsourcingu pracowniczego. Ustawodawca wyraźnie podkreśla, że taka forma zatrudnienia wymaga współpracy z agencją pracy.

Zatrudnianie cudzoziemców przez agencje pracy tymczasowej również podlega nowym regulacjom. Agencje będą zobowiązane do rejestracji wszystkich pracowników cudzoziemskich w systemie teleinformatycznym, podobnie jak pracodawcy.

Ponadto, wprowadzono dodatkowe wymogi dotyczące zabezpieczeń prawnych cudzoziemców, takich jak zapewnienie im odpowiednich warunków pracy oraz terminowe opłacanie składek ubezpieczeniowych. Agencje zatrudnienia będą także musiały udokumentować, że cudzoziemiec posiada zezwolenie na pracę i legalny tytuł pobytowy, zanim zostanie on skierowany do pracy tymczasowej.

Zmiany te mają na celu ochronę cudzoziemców przed nielegalnym zatrudnieniem oraz zapewnienie większej kontroli nad rynkiem pracy tymczasowej. Jednocześnie zabezpieczają tym samym interes pracodawcy użytkownika. Agencje będą odpowiedzialne za zgodność zatrudnienia ze wszystkimi wymogami ustawowymi, a w przypadku wykrycia naruszeń będą podlegały karom finansowym.

Jakie kary grożą pracodawcom za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców?

Nowe przepisy wprowadzające reformę legalizacji pracy cudzoziemców przewidują surowe kary dla pracodawców, którzy nie zastosują się do obowiązujących zasad. Zgodnie z ustawą, każde naruszenie może skutkować grzywną w wysokości od 3000 zł do 50 000 zł. Kary te mają charakter administracyjny i są wymierzane indywidualnie. W zależności od skali i rodzaju nieprawidłowości w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców.

Do najczęstszych naruszeń należą:

• powierzanie pracy bez wymaganego zezwolenia,
• zatrudnienie osoby przebywającej w Polsce bez ważnego tytułu pobytowego,
• brak zgłoszenia rozpoczęcia lub zakończenia pracy przez cudzoziemca,
• zatrudnienie na warunkach innych niż te, które zostały wskazane w zezwoleniu.

Każda z tych sytuacji może zostać zakwalifikowana jako naruszenie przepisów o legalnym zatrudnianiu i skutkować karą pieniężną.

Czym są nowe zasady legalnego pobytu i pracy?

Nowe prawo całkowicie przekształca proces legalizacji pobytu – zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy będzie można uzyskać tylko drogą elektroniczną. Warunkiem będzie m.in. wykazanie celu przyjazdu, legalności zatrudnienia oraz odpowiedniego wynagrodzenia. Dla pracowników w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji przewidziano oddzielne procedury, zgodne z dyrektywą o Niebieskiej Karcie UE.

W procesie składania wniosków o wydanie zezwolenia na pracę wymagane będą: 

• dane zatrudniającego,
• umowa,
• informacje o wynagrodzeniu
• dowód na posiadanie środków utrzymania.

Przepisy wyraźnie wskazują, że praca na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen lub na karcie pobytu z innego państwa UE nie będzie legalna. Urzędy nie będą rozpatrywały wniosków o wydanie zezwoleń na pobyt czasowy i pracę osób, które legitymują się podstawą do pobytu wydaną przez inne kraje, niż Polska. Cały proces będzie kontrolowany przez urząd i zintegrowany z nowymi rejestrami i systemem migracyjnym.

Podsumowanie zmian w zakresie powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej

Nowa ustawa dokładnie określa zasady zatrudniania cudzoziemców oraz wymogi formalne, jakie musi spełnić pracodawca.
W 2025 roku rynek pracy w Polsce zostanie objęty nowymi zasadami zatrudniania obcokrajowców. Każdy cudzoziemiec będzie musiał posiadać ważne zezwolenie na pracę oraz legalny pobyt. Ustawa jasno precyzuje, że powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Polski można dokonać wyłącznie w określonych warunkach.

Legalizacja pracy cudzoziemca wymaga rejestracji w systemie oraz spełnienia kryteriów zatrudnienia. Zatrudniania cudzoziemców będzie można dokonywać tylko zgodnie z przepisami ustawy. Zgodnie z nową ustawą, każde zatrudnienie cudzoziemca musi być uprzednio zgłoszone elektronicznie.

Powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP dokonuje się na podstawie przepisów szczególnych. Zmiany w 2025 wprowadzają obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę przed rozpoczęciem zatrudnienia. Rynek pracy będzie podlegał cyfrowemu nadzorowi w zakresie zatrudniania cudzoziemców.

W jaki sposób ustawa zmienia podejście do rynku pracy?

Nowe przepisy mają na celu dostosowanie napływu cudzoziemców do faktycznych potrzeb rynku pracy. Zlikwidowany zostanie test rynku pracy, a jego miejsce zajmą dane analityczne zbierane przez urzędy na poziomie regionalnym. Priorytet w uzyskiwaniu zezwoleń na pracę otrzymają branże kluczowe oraz sektory z niedoborami kadrowymi.

Dostęp do rynku pracy będzie uzależniony od poziomu wynagrodzeń, formy umowy i profilu działalności podmiotu zatrudniającego. Pracodawcy będą musieli udowodnić, że oferowana praca odpowiada realnym potrzebom i nie stanowi próby obejścia systemu. 

Wprowadzono także katalog podmiotów wykluczonych z możliwości zatrudniania cudzoziemców – na podstawie wcześniejszych naruszeń przepisów.

Zniesienie informacji starosty, obowiązek elektronicznego zgłaszania oraz surowe kary za nielegalne zatrudnienie wymuszą na firmach wdrożenie nowych procedur wewnętrznych.

Reforma, choć wymagająca, ma potencjał uporządkować rynek pracy i poprawić bezpieczeństwo prawne zarówno po stronie pracodawców, jak i cudzoziemców.

Potrzebujesz więcej informacji?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie istotne zmiany w zakresie legalizacji pracy cudzoziemców. To nie tylko nowelizacja, ale kompleksowa reforma systemu. Nowe przepisy wprowadzają szereg nowych obowiązków, procedur i wymagań, które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie firm zatrudniających obcokrajowców.

W związku z tym zespół oferujemy kompleksowe wsparcie w dostosowaniu się do nowych regulacji. Pomagamy:

• zrozumieć zmiany i ich wpływ na Państwa działalność,
• przeanalizować i zoptymalizować obecne procesy legalizacji zatrudnienia,
• uzyskać niezbędne dokumenty i pozwolenia zgodne z nowym prawem,
• przygotować się do kontroli i ewentualnych zmian wewnętrznych procedur.

Nasze doświadczenie i bieżąca analiza zmian legislacyjnych to gwarancja, że przeprowadzenie przez nowy system odbędzie się sprawnie i zgodnie z prawem.

Specjalizujemy się w realizacji procesów związanych z powierzeniem pracy. Nasi klienci znajdują w nas oparcie w kwestiach związanych z powiększeniem i redukcją zespołu. To wsparcie, które niesiemy obok:

• wynajmu pracowników,
• rekrutacji pracowników
• legalizacji pracy cudzoziemców w tym uzyskiwaniem zezwoleń na pracę lub pobyt dla cudzoziemców.

Zapraszamy do kontaktu – wspólnie opracujemy najlepsze rozwiązania dopasowane do specyfiki Państwa firmy.