[:pl]O czym powinniśmy wiedzieć jako pracownicy wykonując pracę zdalnie a jakimi kompetencjami powinien się wyróżniać nasz pracodawca czy przełożony? O tym piszę w tym artykule z nadzieją przydatności dla Was czytelników.

Według ostatnich badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Stanford w Stanach Zjednoczonych wynika, że wydajność pracy zdalnej jest o 13% większa aniżeli pracy w biurze.

Oczami pracownika, czyli jak efektywnie pracować zdalnie z domu? Poznaj 5 wskazówek!

Po pierwsze (1), potraktuj pracę zdalną tak samo jakbyś pracował/a w biurze, czyli wstawaj o tej samej porze, wykonuj te same czynności w ciągu dnia o tych samych porach, np. spożywanie posiłków, robienie sobie przerw między zadaniami, ustalanie priorytetów itp. Nie choć w piżamie, zrób makijaż, uczesz włosy czyli zadbaj o swój wygląd zewnętrzny i higienę tak samo jakbyś pracował z ludźmi face to face.

Po drugie (2), stwórz takie miejsce do pracy zdalnej, aby zapewnić sobie dostęp do komputera, telefonu, czy innych narzędzi pracy umożliwiających Tobie komfort rozmów, tak aby nikt i nic nie zakłócało Twojej pracy. Dodatkowo poinformuj swoich współlokatorów o godzinach Twojej pracy i Twojej dostępności. Nie ma nic bardziej zaskakującego kiedy Twoje dziecko zwróci się do Ciebie nagle z takim tekstem „mama/tata kupa”, w trakcie na przykład rozmowy z klientem. Po prostu ustal grafik dla najbliższych kontaktu z Tobą.

Po trzecie (3), bądź w stałym kontakcie ze współpracownikami czy osobami, z którymi masz do realizacji wspólne zadanie/a. Rób plan dnia, sprawdzaj jego realizację, trzymaj się tego planu biorąc pod uwagę zależności i powiązania z pracą swoich kolegów i koleżanek. Pamiętaj, nie pracujesz sam pomimo, że robisz to z domu. Nadal to jest praca zespołowa, gdzie liczy się współpraca i komunikacja.

Po czwarte (4), dbaj o relacje ze swoimi współpracownikami i przełożonym, aby utrzymać motywację w związku z faktem izolacji od zespołu. To mogą być ustalone pory picia kawy, czy przesyłanie śmiesznych filmików, zdjęć poprzez np. grupę na WhatsApp. Innym przykładem jest pokazanie aktywności swoich pupili czy ulubionych rzeczy/miejsc w swoim mieszkaniu/domu. Można wtedy zrobić rundkę z kamerą laptopa czy telefonu lub zrobić zdjęcie i przesłać na grupę.

Po piąte (5), doceniaj wyniki swojej pracy, aby utrzymać motywację własną. Na koniec podsumuj swoją pracę, co zrobiłeś, jakie są tego rezultaty dla klienta, firmy, zespołu. Które zadania zrealizowałeś, z czego jesteś zadowolony/a, jakie cele osiągnąłeś/aś. Myśl tylko i wyłącznie pozytywnie. Dostrzeż też pozytywne strony pracy zdalnej w postaci nabycia dodatkowych umiejętności, poznania nowych narzędzi technologii IT czy po prostu sprawdzenia się w radzeniu sobie ze zmianą, czyli nową rzeczywistością wykonywania pracy.

Oczami pracodawcy, czyli jakie kompetencje są niezbędne w pracy zdalnej z zespołem?

Najpierw wyjdźmy od tego co czują pracownicy w sytuacji kiedy wymagana jest praca zdalna. Przykładem takiej sytuacji może być to co się aktualnie dzieje na świecie – zagrożenie epidemiologiczne koronawirusem.  Pracownikom towarzyszą takie myśli i emocje jak: zagubienie, obawa czy dadzą radę pracować inaczej, martwią się o swoją przyszłość, sytuację ekonomiczną pracodawcy, o zdrowie swoje i bliskich. To przekłada się na wyzwania zarówno dla pracowników jak i pracodawców. Są nimi:

1. Izolacja, czyli brak kontaktu z pracownikami i współpracownikami.
2. Fragmentacja, czyli brak celów, rozmyte role i zakresy odpowiedzialności, trudności w weryfikacji wyników pracy.
3. Dezorientacja, czyli co się w tej chwili dzieje, na jakim etapie jesteśmy, co jest ważne?

Aby pomóc liderom, menadżerom, pracodawcom, osobom odpowiedzialnym za pracę ludzi, warto skoncentrować się na 2 obszarach: zadaniach i relacjach, które można zrealizować wykorzystując kompetencje Push&Pull.

KOMPETENCJE PUSH

1. Integralność:
• Działaj zgodnie z wartościami i oczekiwaniami, które chcesz promować w zespole
• Nie bój się powiedzieć nie, jeśli sytuacja tego wymaga. Chodzi tu o dbanie o zespół przez lidera/menadżera, jego możliwości i potencjał, czyli reprezentowanie zespołu przed pracodawcą

2. Nastawienie na cel:
• Rezultaty – omów się z pracownikiem na rezultaty działania czyli co wypracuje. Zrób to indywidualnie z każdym pracownikiem. Możesz to robić raz na tydzień czy raz na 2 tygodnie, w zależności od ustaleń.
• Organizacja prac – określ jak będzie przebiegała praca pomiędzy pracownikami. Ustal kto za co będzie odpowiedzialny. Możesz do tego użyć strukturę organizacyjną lub narzędzia np. formuła RACI. Ustal wspólny cel, dla całego zespołu. Poinformuj o oczekiwaniach Zarządu oraz o roli zespołu, czyli powiąż cel zespołowy z celami organizacji. Wyznacz mierzalne rezultaty pracy zespołowej.
• Raportowanie – określ w jaki sposób zmierzysz czyli dowiesz się o wynikach pracy Twoich członków zespołu.

3. Komunikatywność:
• Precyzyjna komunikacja – ustal jak się będziecie komunikować, za pomocą jakich narzędzi, z jaką częstotliwością. Stosuj parafrazę. Na bieżąco informuj co się dzieje w organizacji, z celami i zadaniami zespołu, ich stopniem realizacji. Ustal w jaki sposób będziecie współdzielić dokumenty, informować o swojej dostępności. Ustal jednolity sposób tytułowania e-maili, kogo dajemy do CC (do wiadomości). Ustal z jakich programów najlepiej korzystać do pracy zdalnej itp.
• Dziel się dobrymi i złymi informacjami – rób to też na bieżąco.
• Publikuj informacje i decyzje, tak aby każdy miał do nich dostęp w odpowiednim czasie – uwzględniaj wszystkich w komunikacji, niektóre informacje po prostu opublikuj i przekaż do wszystkich.

KOMPETENCJE PULL

1. Elastyczność:
• Bądź otwarty na różne sposoby osiągania celu – zaufaj
• Rozwijaj swoje kompetencje – dziel się wiedzą i ucz się od innych
• Ucz się na błędach – nie bój się przyznać, że coś nie poszło lub nie zostało zrealizowane

2. Angażowanie innych:
• Tworzenie otwartości i wzmacnianie relacji – stwarzaj poczucie spójności każdego pracownika z zespołem w postaci luźnej rozmowy przed rozmową online w zespole, np. zapytaj „jak się dzisiaj masz?”, „z czym przychodzisz dzisiaj?”. Daj przestrzeń pracownikowi do „zalogowania” się w zespole na początku rozmowy online. Stwórz możliwość do wzajemnych interakcji wśród pracowników, np. ustalona godzina na picie kawy, filmowanie swoich ulubionych przedmiotów w domu lub robienie zdjęcia danej rzeczy i zespół odgaduje do kogo on należy lub po prostu pracownicy wymyślają gry i zabawy
• „Głupotki” – dzielenie się śmiesznymi zdjęciami, wydarzeniami, czymś co wprowadza dobry humor w zespole
• Sukcesy – daj możliwość pracownikom dzielenia się sukcesami na forum
• Nagradzanie – ustal jasne zasady nagradzania pracowników

3. Well-being – stwórz pracownikom przestrzeń do wyrażania zdania i emocji zarówno tych pozytywnych jak i negatywnych, np. w postaci specjalnych, osobnych spotkań online mających na celu luźne rozmowy o tym jak się czujesz czy może czegoś potrzebujesz itp. Możesz też zaprosić pracowników do wypełnienia ankiety dającej informację zwrotną na ile sami oceniają wspólną pracę zdalną. Najlepiej by było, aby pracownicy stworzyli taka ankietę i potem na forum online omawiamy ich wyniki.

Jak widzicie jest sporo ważnych kwestii, które należy wziąć pod uwagę w pracy zdalnej, zarówno ze strony pracowników, jak i przełożonych czy przedsiębiorców.

Zapraszam do praktykowania!

Dorota Jaworska, HRBP time2work i timetax, Coach ACC ICF, Akredytowany Konsultant Insights Discovery™, Certyfikowany Trener Biznesu. W time2work odpowiada za rekrutacje na stanowiska biurowe i wyższego szczebla, szkolenia, doradztwo i coaching wewnątrz organizacji jak i dla klientów zewnętrznych.

Źródło: opracowanie własne na podstawie doświadczeń, dobrych praktyk oraz webinarium „Lider wirtualnego zespołu – kluczowe kompetencje” prowadzonego przez firmę ETTA Leadership & Culture.[:]