SKUTECZNOŚĆ PROCESÓW REKRUTACYJNYCH W MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTWACH – CYKL ARTYKUŁÓW BY #TIME2WORK

26.08.2020

Cz. IV – #Rozmowa #rekrutacyjna

Pracodawco, jesteś już po selekcji kandydatów. Nadszedł czas na zaproszenie wybranych kandydatów na rozmowy #rekrutacyjne w firmie lub w wersji #online. W tej części poznasz kluczowe wskazówki do przeprowadzenia dobrej rozmowy rekrutacyjnej z #kandydatem, która ma szczególne znaczenie z punktu widzenia budowania #employer #branding’u. To na co powinieneś zwrócić uwagę przygotowując się do spotkania z potencjalnym kandydatem to:

A) wersja spotkania w biurze, czyli rozmowa rekrutacyjna face to face

1. Określ dogodny dla obu stron termin spotkania rekrutacyjnego. Pamiętaj, że kandydat aktualnie pracujący, może być dostępny po godzinach pracy lub w bardzo wczesnych godzinach porannych. Zarezerwuj max 1 h na kandydata.
2. Jak już kandydat wybierze opcję spotkania w biurze, poproś aby zabrał ze sobą maseczkę i zachował dystans podczas spotkania, zadaj kilka standardowych pytań dot. jego sytuacji w związku z Covid 19.
3. W rozmowie telefonicznej mającej na celu zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną, zapytaj także czy kandydat wie jak do nas trafić, podaj adres i poinformuj, że w razie trudności może się z Tobą kontaktować. Zapytaj również, czy potrzebuje informacje o spotkaniu drogą e-mailową/smsem czy wystarczy przekaz telefoniczny. Poinformuj kto będzie jeszcze z Tobą na rozmowie rekrutacyjnej, podaj imię i nazwisko oraz stanowisko tej osoby/osób. Zaoszczędź stresu kandydatowi, dlatego max 2 osoby z Twojej firmy powinny być na spotkaniu. Z reguły jest to osoba odpowiedzialna na procesy rekrutacyjne oraz przełożony kandydata. Poinformuj kandydata, że jeśli coś się wydarzy, że nie będzie mógł być na spotkaniu, to żeby przekazał taką informację telefonicznie, smsem lub e-mailowo.
4. Zarezerwuj miejsce do przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej, tak aby była cisza i spokój, z opcją kawy, wody czy herbaty dla kandydata. Może to być sala konferencyjna czy inne pomieszczenie, które pozwoli na swobodną rozmowę. Zadbaj o czystość i schludność w pomieszczeniu.
5. Przygotuj się do rozmowy rekrutacyjnej, w postaci zaznaczenia w CV kandydata najważniejszych kwestii do poruszenia, zapisania sobie pytań czy skorzystania z szablonu rozmowy rekrutacyjnej dopasowanej do danego stanowiska. Pamiętaj o tym jakie są wymagania na stanowisko, jakie może kandydat zadać pytania i co chcesz przede wszystkim dowiedzieć się o danym kandydacie. Być może są pewne kwestie w CV, które są dla Ciebie niejasne a może jest coś co wymaga rozwinięcia. Nie zapomnij również o stosownym ubiorze uzależnionym od stanowiska i branży. Spotkaj się z przełożonym kandydata, abyście wspólnie ustalili strategię przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej.
6. Jak już w drzwiach pojawi się kandydat, bądź punktualny. Przywitaj się z opcją podania ręki lub nie (ustalone wspólnie z kandydatem) i zachowaniem zasad higieny poprzez np. spryskanie rąk środkami dezynfekującymi. Zaproś do sali, wskaż miejsce i zapytaj czego się napije. Przedstaw osobę/y, które będą z Tobą prowadziły rozmowę. Zacznij od luźnej rozmowy, np. jak rozpoczął się dzień czy jak spędził wakacje w tym roku?
7. Prowadź rozmowę, poinformuj na początku kandydata jak ona będzie wyglądała. Przypomnij cel spotkania i zacznij zadawać pytania. Świetnie sprawdza się metoda STAR do zobrazowania kompetencji kandydata. Podążaj za swoją listą pytań czy check list’ą tematów/spraw, jaką sobie przygotowałeś/aś. Reaguj na to co mówi kandydat, aby rozmowa była płynna i logiczna. Po prostu słuchaj i jeszcze raz słuchaj! Następnie oddaj przestrzeń dla Twojego kolegi czy koleżanki z pracy, aby mógł/mogła zadać swoje pytania. Na koniec zostaw sprawę wynagrodzenia i dostępności kandydata. Po tym pozwól kandydatowi na zadanie swoich pytań. Rób na bieżąco notatki. Pamiętaj o postawie, kontakcie wzrokowym i kontroli swojej mowy ciała jeśli pojawią się trudne pytania czy momenty ze strony kandydata. Obserwuj jak się zachowuje i mówi kandydat, czy jest to spójne ze sobą. Wyłapuj z wypowiedzi kandydata te kwestie, które budzą twoje wątpliwości czy wymagają sprecyzowania. Używaj parafrazy i klaryfikacji. Najważniejsze – weryfikuj kompetencje na dane stanowisko. Podsumuj rozmowę i ustal kolejne kroki z kandydatem.
8. Jeśli stosujesz drugi etap rekrutacji, np. w postaci spotkania z Zarządem czy próbkę pracy, i już na rozmowie z kandydatem jesteś pewien, że warto go/ja zaprosić na II etap, zrób to od razu, ustalając wstępnie termin i godzinę. W przypadku próbki pracy poinformuj jak ona mniej więcej wygląda.
9. Jeśli masz już wybrane osoby na II etap procesu rekrutacji, daj informację zwrotną kandydatom, którzy do niego nie przeszli. Jest to bardzo ważne, gdyż jak badania pokazują największą wadą pracodawców jest brak informacji zwrotnej o wyniku rozmowy rekrutacyjnej, na to najbardziej skarżą się kandydaci.
10. Organizacja II etapu jest także po Twojej stronie. Przygotuj w porozumieniu z przełożonym kandydata zestaw zadań/casów do wykonania przez kandydata celem weryfikacji kompetencji, np. obsługa Excel’a, znajomość języka obcego w piśmie itp. Potwierdź kandydatowi termin i godzinę II etapu oraz poinformuj ile będzie ona trwała.
11. Po analizie wyników próbki pracy czy informacji od Zarządu po spotkaniu, przekaż pełną informację telefonicznie kandydatom podając argumenty dlaczego ktoś nie przeszedł pozytywnie próbki pracy czy nie wypadł dobrze na rozmowie z Zarządem. Warto wtedy zapytać o zgodę na wykorzystanie danych kontaktowych w przypadku przyszłych ofert pracy. Osobie, która wypadła najlepiej na II etapie rekrutacji, przekaż informację telefonicznie podając wyniki oraz pytając też o opinię kandydata – jak on/ona ocenia rozmowę czy próbkę pracy celem potwierdzenia, że środowisko pracy i przykładowy zakres pracy mu/jej odpowiada.
12. Potwierdź z wybraną osobą na dane stanowisko termin i warunki rozpoczęcia pracy, a następnie przekaż do kadr dane i informacje do zatrudnienia tego kandydata.

B) Rozmowa rekrutacyjna online

1. Bez zmian
2. Jak już kandydat wybierze opcję spotkania online, zapytaj z jakich programów czy komunikatorów korzysta kandydat. Ważne, aby miały opcje kamery. Może to być Zoom, Clickmeeting, Skype, Hangouts czy WhatsApp. Dowiedz się czy ma warunki techniczne do rozmowy, tzn. dobrą przepustowość Internetu.
3. W rozmowie telefonicznej mającej na celu zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną online, poinformuj kto będzie jeszcze z Tobą na rozmowie rekrutacyjnej, podaj imię i nazwisko oraz stanowisko tej osoby/osób. Zaoszczędź stresu kandydatowi, dlatego max 2 osoby z Twojej firmy powinny być na spotkaniu. Z reguły jest to osoba odpowiedzialna na procesy rekrutacyjne oraz przełożony kandydata. Poinformuj kandydata, że jeśli coś się wydarzy, że nie będzie mógł być na spotkaniu, to żeby przekazał taką informację telefonicznie, smsem lub e-mailowo.
4. Zarezerwuj miejsce do przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej online, tak aby była cisza i spokój, z opcją dobrego łącza i aktualnych programów. Zadbaj o uporządkowane tło przy włączonej kamerze internetowejJ
5. Bez zmian
6. Jak już zobaczysz kandydata online przez kamerę komputera czy smartfona, przywitaj się, przedstaw osobę/y, które będą z Tobą prowadziły rozmowę. Zacznij od luźnej rozmowy, np. jak rozpoczął się dzień czy jak spędził wakacje w tym roku?
7. Bez zmian
8. Jeśli stosujesz drugi etap rekrutacji, np. w postaci spotkania z Zarządem czy próbkę pracy, i już na rozmowie z kandydatem jesteś pewien, że warto go/ja zaprosić na II etap, zrób to od razu, ustalając wstępnie termin i godzinę. Może to być również w opcji online jeśli kandydat taką opcję wybiera. W przypadku próbki pracy poinformuj jak ona mniej więcej wygląda.

9., 10.,11.,12. – bez zmian

Mając na uwadze powyższe punkty, rozmowa rekrutacyjna powinna być przede wszystkim dobrze zorganizowana i przygotowana. Następnym krokiem jest opieka i wdrożenie nowego pracownika do stanowiska pracy oraz obsługa kandydatów w bazie, co będzie kolejnym tematem naszego cyklu artykułów.

@Dorota Jaworska, #HRBP time2work, #Coach PCC ICF, Akredytowany Konsultant #InsightsDiscovery™, Certyfikowany #TrenerBiznesu. W time2work odpowiada za rekrutacje na stanowiska biurowe i wyższego szczebla, #szkolenia, #doradztwo i #coaching wewnątrz organizacji jak i dla klientów zewnętrznych.