SKUTECZNOŚĆ PROCESÓW REKRUTACYJNYCH W MAŁYCH I ŚREDNICH PRZEDSIĘBIORSTWACH – CYKL ARTYKUŁÓW BY #TIME2WORK

26

Sierpień

Cz. IV – #Rozmowa #rekrutacyjna

Pracodawco, jesteś już po selekcji kandydatów. Nadszedł czas na zaproszenie wybranych kandydatów na rozmowy #rekrutacyjne w firmie lub w wersji #online. W tej części poznasz kluczowe wskazówki do przeprowadzenia dobrej rozmowy rekrutacyjnej z #kandydatem, która ma szczególne znaczenie z punktu widzenia budowania #employer #branding’u. To na co powinieneś zwrócić uwagę przygotowując się do spotkania z potencjalnym kandydatem to:

A) wersja spotkania w biurze, czyli rozmowa rekrutacyjna face to face

  1. Określ dogodny dla obu stron termin spotkania rekrutacyjnego. Pamiętaj, że kandydat aktualnie pracujący, może być dostępny po godzinach pracy lub w bardzo wczesnych godzinach porannych. Zarezerwuj max 1 h na kandydata.
  2. Jak już kandydat wybierze opcję spotkania w biurze, poproś aby zabrał ze sobą maseczkę i zachował dystans podczas spotkania, zadaj kilka standardowych pytań dot. jego sytuacji w związku z Covid 19.
  3. W rozmowie telefonicznej mającej na celu zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną, zapytaj także czy kandydat wie jak do nas trafić, podaj adres i poinformuj, że w razie trudności może się z Tobą kontaktować. Zapytaj również, czy potrzebuje informacje o spotkaniu drogą e-mailową/smsem czy wystarczy przekaz telefoniczny. Poinformuj kto będzie jeszcze z Tobą na rozmowie rekrutacyjnej, podaj imię i nazwisko oraz stanowisko tej osoby/osób. Zaoszczędź stresu kandydatowi, dlatego max 2 osoby z Twojej firmy powinny być na spotkaniu. Z reguły jest to osoba odpowiedzialna na procesy rekrutacyjne oraz przełożony kandydata. Poinformuj kandydata, że jeśli coś się wydarzy, że nie będzie mógł być na spotkaniu, to żeby przekazał taką informację telefonicznie, smsem lub e-mailowo.
  4. Zarezerwuj miejsce do przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej, tak aby była cisza i spokój, z opcją kawy, wody czy herbaty dla kandydata. Może to być sala konferencyjna czy inne pomieszczenie, które pozwoli na swobodną rozmowę. Zadbaj o czystość i schludność w pomieszczeniu.
  5. Przygotuj się do rozmowy rekrutacyjnej, w postaci zaznaczenia w CV kandydata najważniejszych kwestii do poruszenia, zapisania sobie pytań czy skorzystania z szablonu rozmowy rekrutacyjnej dopasowanej do danego stanowiska. Pamiętaj o tym jakie są wymagania na stanowisko, jakie może kandydat zadać pytania i co chcesz przede wszystkim dowiedzieć się o danym kandydacie. Być może są pewne kwestie w CV, które są dla Ciebie niejasne a może jest coś co wymaga rozwinięcia. Nie zapomnij również o stosownym ubiorze uzależnionym od stanowiska i branży. Spotkaj się z przełożonym kandydata, abyście wspólnie ustalili strategię przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej.
  6. Jak już w drzwiach pojawi się kandydat, bądź punktualny. Przywitaj się z opcją podania ręki lub nie (ustalone wspólnie z kandydatem) i zachowaniem zasad higieny poprzez np. spryskanie rąk środkami dezynfekującymi. Zaproś do sali, wskaż miejsce i zapytaj czego się napije. Przedstaw osobę/y, które będą z Tobą prowadziły rozmowę. Zacznij od luźnej rozmowy, np. jak rozpoczął się dzień czy jak spędził wakacje w tym roku?
  7. Prowadź rozmowę, poinformuj na początku kandydata jak ona będzie wyglądała. Przypomnij cel spotkania i zacznij zadawać pytania. Świetnie sprawdza się metoda STAR do zobrazowania kompetencji kandydata. Podążaj za swoją listą pytań czy check list’ą tematów/spraw, jaką sobie przygotowałeś/aś. Reaguj na to co mówi kandydat, aby rozmowa była płynna i logiczna. Po prostu słuchaj i jeszcze raz słuchaj! Następnie oddaj przestrzeń dla Twojego kolegi czy koleżanki z pracy, aby mógł/mogła zadać swoje pytania. Na koniec zostaw sprawę wynagrodzenia i dostępności kandydata. Po tym pozwól kandydatowi na zadanie swoich pytań. Rób na bieżąco notatki. Pamiętaj o postawie, kontakcie wzrokowym i kontroli swojej mowy ciała jeśli pojawią się trudne pytania czy momenty ze strony kandydata. Obserwuj jak się zachowuje i mówi kandydat, czy jest to spójne ze sobą. Wyłapuj z wypowiedzi kandydata te kwestie, które budzą twoje wątpliwości czy wymagają sprecyzowania. Używaj parafrazy i klaryfikacji. Najważniejsze – weryfikuj kompetencje na dane stanowisko. Podsumuj rozmowę i ustal kolejne kroki z kandydatem.
  8. Jeśli stosujesz drugi etap rekrutacji, np. w postaci spotkania z Zarządem czy próbkę pracy, i już na rozmowie z kandydatem jesteś pewien, że warto go/ja zaprosić na II etap, zrób to od razu, ustalając wstępnie termin i godzinę. W przypadku próbki pracy poinformuj jak ona mniej więcej wygląda.
  9. Jeśli masz już wybrane osoby na II etap procesu rekrutacji, daj informację zwrotną kandydatom, którzy do niego nie przeszli. Jest to bardzo ważne, gdyż jak badania pokazują największą wadą pracodawców jest brak informacji zwrotnej o wyniku rozmowy rekrutacyjnej, na to najbardziej skarżą się kandydaci.
  10. Organizacja II etapu jest także po Twojej stronie. Przygotuj w porozumieniu z przełożonym kandydata zestaw zadań/casów do wykonania przez kandydata celem weryfikacji kompetencji, np. obsługa Excel’a, znajomość języka obcego w piśmie itp. Potwierdź kandydatowi termin i godzinę II etapu oraz poinformuj ile będzie ona trwała.
  11. Po analizie wyników próbki pracy czy informacji od Zarządu po spotkaniu, przekaż pełną informację telefonicznie kandydatom podając argumenty dlaczego ktoś nie przeszedł pozytywnie próbki pracy czy nie wypadł dobrze na rozmowie z Zarządem. Warto wtedy zapytać o zgodę na wykorzystanie danych kontaktowych w przypadku przyszłych ofert pracy. Osobie, która wypadła najlepiej na II etapie rekrutacji, przekaż informację telefonicznie podając wyniki oraz pytając też o opinię kandydata – jak on/ona ocenia rozmowę czy próbkę pracy celem potwierdzenia, że środowisko pracy i przykładowy zakres pracy mu/jej odpowiada.
  12. Potwierdź z wybraną osobą na dane stanowisko termin i warunki rozpoczęcia pracy, a następnie przekaż do kadr dane i informacje do zatrudnienia tego kandydata.

B) Rozmowa rekrutacyjna online

  1. Bez zmian
  2. Jak już kandydat wybierze opcję spotkania online, zapytaj z jakich programów czy komunikatorów korzysta kandydat. Ważne, aby miały opcje kamery. Może to być Zoom, Clickmeeting, Skype, Hangouts czy WhatsApp. Dowiedz się czy ma warunki techniczne do rozmowy, tzn. dobrą przepustowość Internetu.
  3. W rozmowie telefonicznej mającej na celu zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną online, poinformuj kto będzie jeszcze z Tobą na rozmowie rekrutacyjnej, podaj imię i nazwisko oraz stanowisko tej osoby/osób. Zaoszczędź stresu kandydatowi, dlatego max 2 osoby z Twojej firmy powinny być na spotkaniu. Z reguły jest to osoba odpowiedzialna na procesy rekrutacyjne oraz przełożony kandydata. Poinformuj kandydata, że jeśli coś się wydarzy, że nie będzie mógł być na spotkaniu, to żeby przekazał taką informację telefonicznie, smsem lub e-mailowo.
  4. Zarezerwuj miejsce do przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej online, tak aby była cisza i spokój, z opcją dobrego łącza i aktualnych programów. Zadbaj o uporządkowane tło przy włączonej kamerze internetowejJ
  5. Bez zmian
  6. Jak już zobaczysz kandydata online przez kamerę komputera czy smartfona, przywitaj się, przedstaw osobę/y, które będą z Tobą prowadziły rozmowę. Zacznij od luźnej rozmowy, np. jak rozpoczął się dzień czy jak spędził wakacje w tym roku?
  7. Bez zmian
  8. Jeśli stosujesz drugi etap rekrutacji, np. w postaci spotkania z Zarządem czy próbkę pracy, i już na rozmowie z kandydatem jesteś pewien, że warto go/ja zaprosić na II etap, zrób to od razu, ustalając wstępnie termin i godzinę. Może to być również w opcji online jeśli kandydat taką opcję wybiera. W przypadku próbki pracy poinformuj jak ona mniej więcej wygląda.

9., 10.,11.,12. – bez zmian

Mając na uwadze powyższe punkty, rozmowa rekrutacyjna powinna być przede wszystkim dobrze zorganizowana i przygotowana. Następnym krokiem jest opieka i wdrożenie nowego pracownika do stanowiska pracy oraz obsługa kandydatów w bazie, co będzie kolejnym tematem naszego cyklu artykułów.

@Dorota Jaworska, #HRBP time2work, #Coach PCC ICF, Akredytowany Konsultant #InsightsDiscovery™, Certyfikowany #TrenerBiznesu. W time2work odpowiada za rekrutacje na stanowiska biurowe i wyższego szczebla, #szkolenia, #doradztwo i #coaching wewnątrz organizacji jak i dla klientów zewnętrznych.

X

Zapytaj o ofertę

Wyrażam zgodę na otrzymywanie materiałów marketingowych zgodnie z treścią

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji marketingowych dotyczących usług firmy time2work sp. z o.o. Administratorem przekazanych danych osobowych jest time2work sp. z o.o. z siedzibą w Opolu ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 161 493 934. Przyjmuję do wiadomości, że przysługuje mi pełne i niezbywalne prawo dostępu do podanych danych osobowych włączając w to prawo do ich poprawiania oraz usunięcia.

Zapisane oferty (0)
X

Aplikacja na:

Dane kontaktowe

imię*

nazwisko*

płeć

telefon

email

prosimy o podanie własnego adresu e-mail, adres ten zostanie przypisany do Twojej aplikacji.

Wypełniając formularz rejestracyjny wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z (więcej)

Administrator danych osobowych
O celu i sposobie w jaki przetwarzane są dane osobowe osób poszukujących pracy odpowiada time2work sp. z o.o. z siedzibą ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 161 493 934 - administrator danych osobowych.

Cele przetwarzania danych
Twoje dane przetwarzane będą w celu:

a) selekcji i rekrutacji prowadzonych dla klientów time2work (podstawą prawną przetwarzania jest Twoja zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - zgodę wyrażasz poprzez przesłanie CV lub wypełnienie formularza zgłoszeniowego i/lub

b) selekcji i rekrutacji w ramach własnych ofert pracy administratora danych (podstawą prawną przetwarzania danych, wskazanych w przepisach prawa pracy, jest nawiązanie i realizacja umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wszystkie dane poza tym katalogiem przetwarzamy na podstawie Twojej zgody wyrażonej przez fakt przekazania danych i/lub

c) zatrudnienia w ramach własnych rekrutacji prowadzonych przez administratora danych (podstawą prawną jest art. 22 Kodeksu pracy oraz §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika) i

d) wykazania realizacji Twoich praw (podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora - art. 6 ust. 1 lit. f RODO).(więcej)


Okres przetwarzania danych
W przypadku a), Twoje dane osobowe będą do momentu wycofania zgody lub przez rok od ostatniej aplikacji. Zgodę możesz wycofać: przez kontakt e-mail: dane.osobowe@time2work.pl lub przekazanie informacji rekruterowi.
W przypadku b) Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 4 msc. od momentu zakończenia rekrutacji.
W przypadku c) Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez czas wynikający z realizacji umowy i obowiązków prawa,
W przypadku d) Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń z tytułu przetwarzania Twoich danych lub prowadzonych procesów rekrutacyjnych.


Przekazywanie danych
W związku z prowadzonymi rekrutacjami Twoje dane mogą zostać powierzone firmom realizującym usługi informatyczne oraz biurowe. Ponadto, po uzyskaniu Twojej zgody także potencjalnemu pracodawcy, a w przypadku zatrudnienia odpowiednim urzędom.

Dane nie będą przekazywane do odbiorców na terenie Państw Trzecich.


Wymóg podania danych
Podanie danych w zakresie art. 22 1 Kodeksu Pracy jest niezbędne do uczestniczenia w rekrutacji. Dodatkowe dane podajesz dobrowolnie.


Przysługuje Ci prawo
  • dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
  • żądania poprawienia swoich danych,
  • usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
  • sprzeciwu, gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędy Ochrony Danych Osobowych.
Prośby o realizację praw możesz kierować na: dane.osobowe@time2work.pl

Podanie danych jest dobrowolne jednak niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Twoje dane osobowe traktujemy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Twoje dane będą przez nas przetwarzane do momentu zakończenia rekrutacji lub przez 6 msc po wpłynięciu zgłoszenia (jeżeli istnieje możliwość wznowienia tego procesu rekrutacji), po tym czasie dane zostaną usunięte. W dowolnym momencie możesz zwrócić się do Współadministratora I drogą mailową na adres: dane.osobowe@time2work.com.pl z prośbą o:
dostęp do swoich danych,
sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przeniesienie danych do innej firmy, wycofanie wyrażanej zgody (jeżeli dotyczy).
zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Możesz także wnieść skargę do organu nadzorczego tj: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych w celach marketingowych oraz przesyłanie mi komunikatów dot. nowych ofert pracy oraz rozliczeń zagranicznych na podany w formularzu adres e- mail.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych w celach marketingowych oraz przesyłanie mi komunikatów dot. nowych ofert pracy oraz rozliczeń zagranicznych poprzez sms na podany w formularzu numer telefonu.

O celu i środkach przetwarzania Twoich danych w celu marketingowym decydujemy wspólnie z TimeTax sp. z o.o. Oznacza to, że: (więcej)


Współadministratorami Twoich danych osobowych będą:

Współadministrator I: time2work sp. z o.o. ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 161 493 934

Współadministratorem II: TimeTax sp. z o.o. ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 160 517 377

Firmy te współadministrują danymi osobowymi wyłącznie osób wyrażających zgody marketingowe (zaznaczających checkbox). Twoje dane przetwarzane będą w celu dostarczenia Ci aktualnych ofert pracy i informacji dot. rozliczeń zagranicznych, dlatego też mogą zostać przekazane wyłącznie firmom, realizującym usługi informatyczne. Dane, przetwarzać będziemy na podstawie Twojej zgody - art. 6 ust.1 lit. a RODO.
Zgodę wyrażasz dobrowolnie i nie jest ona warunkiem realizacji rekrutacji. Twoje dane osobowe przetwarzamy zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Twoje dane będą przez nas przetwarzane przez okres 2 lat, lub do wycofania przez Ciebie zgody po tym czasie zostaną usunięte. W dowolnym momencie możesz zwrócić się do Współadministratora I drogą mailową na adres: dane.osobowe@time2work.pl lub do Współadministratora II: drogą mailową na adres: dane.osobowe@timetax.pl z prośbą o:
  • wycofanie zgody,
  • dostęp do swoich danych oraz otrzymanie ich kopii,
  • żądanie poprawienia swoich danych,
  • usunięcie lub ograniczenie przetwarzania danych osobowych,
  • wniesienie skargi do Prezesa Urzędy Ochrony Danych Osobowych.

Prośby o realizację praw możesz kierować na: dane.osobowe@time2work.pl

Dziękujemy za Twoją zgodę!

Informujemy, że współadministratorami Twoich danych osobowych będą: Współadministrator I: time2work sp. z o.o. ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 161 493 934, II: TimeTax sp. z o.o. ul. Niemodlińska 8, 45-710 Opole, REGON: 160 517 377. Firmy te współadministrują danymi osobowymi osób wyrażających zgody marketingowe. Twoje dane przetwarzane będą w celu dostarczenia Ci aktualnych ofert pracy i informacji dot. rozliczeń zagranicznych, dlatego też mogą zostać przekazane wyłącznie firmom, realizującym usługi informatyczne. Dane, przetwarzać będziemy na podstawie Twojej zgody -art.6 ust.1 lit. a.

Zgodę wyrażasz dobrowolnie i nie jest ona warunkiem realizacji rekrutacji. Twoje dane osobowe traktujemy zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Twoje dane będą przez nas przetwarzane do momentu zakończenia rekrutacji lub przez 6 msc po wpłynięciu zgłoszenia (jeżeli istnieje możliwość wznowienia tego procesu rekrutacji), po tym czasie dane zostaną usunięte. W dowolnym momencie możesz zwrócić się do Współadministratora I drogą mailową na adres: dane.osobowe@time2work.com.pl lub do Współadministratora II: drogą mailową na adres: dane.osobowe@timetax.pl z prośbą o: dostęp do swoich danych, o ich:
sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przeniesienie danych do innej firmy, wycofanie wyrażanej zgody (jeżeli dotyczy).
zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Możesz także wnieść skargę do organu nadzorczego tj: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.