Legalizacja pracy i pobytu Cudzoziemca

Od 1 czerwca 2025 r. obowiązują zmiany wynikające z nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP. Przepisy wyraźnie uszczelniły procedury i zwiększyły wymagania formalne po stronie pracodawców.

Legalne zatrudnienie cudzoziemca wymaga dwóch elementów jednocześnie:

• właściwego tytułu pobytowego oraz
• podstawy do wykonywania pracy (np. zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pobyt czasowy i pracę).

Cały proces odbywa się z udziałem właściwych organów (m.in. urzędów pracy, urzędów wojewódzkich), jednak nie ma już obowiązku przeprowadzania tzw. testu rynku pracy / uzyskiwania informacji starosty. W zamian możliwe jest stosowanie mechanizmu ograniczeń na poziomie lokalnym (np. list zawodów, dla których odmawia się wydania zezwoleń w danym powiecie)

Tytuł pobytowy wydany przez inne kraje strefy Schengen, uprawnia cudzoziemca do przebywania w tej strefie 90/180 dni. Oznacza to, że jeżeli limit nie został wykorzystany, może przebywać w Polsce 90 dni w okresie 180 dni. W tym czasie może podjąć się wykonywania pracy w ograniczeniu czasowym. Nie ma natomiast możliwości dalszej legalizacji pobytu w Polsce w celu wykonywania pracy. Odmawia się bowiem wszczęcia postępowania o przedłużenie pobytu czasowego w Polsce, kiedy celem takiego pobytu ma być właśnie praca. A więc praca jest możliwa, po uprzednim uzyskaniu odpowiedniego dokumentu zezwalającego na pracę oraz w krótkim okresie – do maksymalnie 90 dni.

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów, wymagany był nowy wpis do KRAZ dla wszystkich agencji zatrudnienia. Agencje, które spóźniły się z wypełnieniem obowiązku ustawowego, straciły uprawnienie do dalszego zatrudniania cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, pomimo posiadanego wpisu KRAZ. Ponadto, nowoutworzone agencje pracy tymczasowej, zobowiązane są do odbycia dwuletniej karencji – w praktyce oznacza to, że przez okres 2 lat, muszą zatrudniać cudzoziemców bezpośrednio u siebie, a później będą mogły świadczyć usługi dla innych podmiotów. Dlatego obecnie ważne jest, żeby nie tylko sprawdzić, czy agencja z którą Państwo współpracujecie wpisana jest do KRAZ, ale również, jak ten wpis wygląda.

Po 1 czerwca 2025 r.:

– kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może wynieść od 3 000 do 50 000 zł – za każdą osobę,

– kary się kumulują, czyli przy większej liczbie nieprawidłowo zatrudnionych osób sankcje są naliczane osobno,

– za nielegalne zatrudnienie uznaje się nie tylko brak wymaganych dokumentów, ale także naruszenie warunków decyzji/zezwolenia, np. wykonywanie innych obowiązków niż wskazane, praca w innym wymiarze godzin lub na innych warunkach niż określone w dokumentach.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę jest udzielane, gdy celem pobytu cudzoziemca w Polsce jest wykonywanie pracy. Dokument ten legalizuje pobyt oraz umożliwia podjęcie zatrudnienia u konkretnego pracodawcy i na warunkach wskazanych w decyzji (m.in. pracodawca, stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy).

Wnioskodawcą jest cudzoziemiec – to on składa wniosek, zgodnie ze swoim aktualnym miejscem pobytu w Polsce (do właściwego urzędu wojewódzkiego).

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (tzw. procedura oświadczeniowa) to uproszczona forma legalizacji zatrudnienia – szybsza i mniej sformalizowana niż standardowe zezwolenie na pracę, zwykle wpis dotyczący oświadczenia uzyskuje się w maksymalnie 7 dni. Obecnie pracodawcy w Polsce mogą korzystać z tej procedury wyłącznie wobec obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii oraz Ukrainy. Obywatele Gruzji nie są już objęci tą ścieżką.

W przypadku wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy (na podstawie którego wydawana jest karta pobytu), co do zasady wymagane są:

• Wypełniony i podpisany wniosek (złożony osobiście).
• Cztery aktualne fotografie (nie starsze niż 6 miesięcy), o wymiarach 35 × 45 mm, spełniające wymogi jak do dokumentów tożsamości (twarz na wprost, jasne tło, dobra jakość).
• Kserokopia ważnego dokumentu podróży (oryginał do wglądu).
• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za udzielenie zezwolenia oraz opłaty za wydanie karty pobytu.
• Dokumenty potwierdzające cel pobytu (np. umowa o pracę, zezwolenie na pracę, oświadczenie – w zależności od podstawy).
• Dokumenty potwierdzające posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego.
• Dokumenty potwierdzające posiadanie stabilnego i regularnego źródła dochodu.
• Dokument potwierdzający zapewnione miejsce zamieszkania w Polsce (np. umowa najmu, użyczenia).

W przypadku wymiany karty pobytu (np. z powodu zmiany danych, utraty dokumentu, zmiany wizerunku) należy dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające zmianę danych lub okoliczności.

Uwaga: zakres wymaganych dokumentów może się różnić w zależności od celu pobytu (praca, działalność gospodarcza, studia, pobyt z rodziną). Warto każdorazowo zweryfikować komplet dokumentów przed złożeniem wniosku, aby uniknąć wezwań do uzupełnień i wydłużenia postępowania.

1. Wstępna analiza sytuacji kandydata
   Sprawdzamy podstawę pobytu i planowane warunki zatrudnienia. To etap przed podpisaniem umowy – dzięki niemu wiemy, jaka procedura będzie właściwa (i czy jest możliwa).
2. Umowa i zlecenie realizacji usługi
   Podpisujemy umowę oraz zakres działań. Na tym etapie możesz udzielić nam pełnomocnictwa do prowadzenia sprawy.
3. Kompletowanie dokumentów
   Przygotowujemy listę wymaganych załączników, weryfikujemy dokumenty i uzupełniamy braki, przekazujemy wzory dokumentów, aby ograniczyć ryzyko wezwań z urzędu.
4. Złożenie wniosków i prowadzenie postępowania
   Składamy dokumenty we właściwym urzędzie i koordynujemy sprawę do uzyskania decyzji. Monitorujemy postęp, odpowiadamy na pisma i wezwania administracji oraz informujemy Cię o kolejnych krokach.
5. Rozliczenie usługi
   Wystawiamy fakturę VAT zgodnie z ustaleniami w umowie.

Każdego klienta traktujemy indywidualnie – dostosowujemy zakres i formę współpracy do konkretnych potrzeb firmy. Rozumiemy, że każda branża, struktura zatrudnienia i profil cudzoziemców są inne, dlatego:

•  analizujemy sytuację firmy i proponujemy optymalne rozwiązania,
• bierzemy pod uwagę preferowany model zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, pomoc przy zbiorach itp.),
• pomagamy dobrać najkorzystniejsze procedury legalizacji – zarówno pracy, jak i pobytu,
• zapewniamy indywidualnego opiekuna, który prowadzi wszystkie sprawy cudzoziemców „od A do Z”,
• przygotowujemy wzory dokumentów zgodne z profilem działalności firmy.

 Naszym celem jest maksymalne odciążenie Twojego zespołu – tak, byście mogli skupić się na prowadzeniu działalności, a my zadbamy o pełną legalność zatrudnienia.

Ceny zawierają podatek VAT. Dodatkowo, należy doliczyć opłaty administracyjne, które ponosi Klient.

• Od 1 grudnia 2025 r. zmieniły się opłaty i zasady w legalizacji pracy cudzoziemców:

  • Oświadczenie o powierzeniu pracy: 400 zł
  • Zezwolenie na pracę sezonową: 100 zł
  • Zezwolenie na pracę:

  – 200 zł – do 3 miesięcy

  – 400 zł – powyżej 3 miesięcy

  – 800 zł – delegowanie cudzoziemca do Polski

  Opłaty wnosi przyszły pracodawca z konta firmy. Opłaty te nie mogą być ponoszone przez cudzoziemców, kandydatów.

  Dodatkowo:

  – część urzędów wprowadziła nowe rachunki bankowe – zweryfikuj przed dokonaniem opłaty!

  – zmianie uległy zasady możliwości ubiegania się o zwrot dokonanej opłaty.

To zależy od podstawy, na jakiej cudzoziemiec zostanie zatrudniony, czas ważności jest następujący:

– Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczące obywateli państw: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy pozwala na pracę w okresie nie dłuższym niż 24 miesiące.

– Zezwolenia na pracę sezonową pozwala na pracę w okresie nie dłuższym niż 9 miesięcy.

– Zezwolenie na pracę – pozwoli na pracę przez okres nie dłuższy niż 3 lata.

Powierzenie pracy osobie spoza terytorium UE związane jest z dodatkowymi formalnościami. Zadbać należy o legalność pobytu, ale także i pracy. Formalności te nie zawsze są łatwe.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy specjalisty?

Głównym argumentem jest trafny dobór najszybszej i najkorzystniejszej ścieżki dla pracodawcy i pracownika. Połączony z możliwością kompleksowego i sprawnego zrealizowania procedur administracyjnych.

Dzięki temu rozpoczęcie pracy przez pracowników jest możliwe w maksymalnie najkrótszym czasie.

Tak, reprezentujemy naszych klientów w kontaktach z właściwymi jednostkami, takimi jak powiatowy urząd pracy czy urzędy wojewódzkie, zapewniając kompleksową obsługę.

Tak, ale tylko w określonych przypadkach wynikających z przepisów prawa. Zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę są m.in. studenci studiów stacjonarnych w Polsce (wybranych uczelni), absolwenci polskich uczelni, posiadacze Karty Polaka, osoby z zezwoleniem na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE, cudzoziemcy posiadający status uchodźcy, ochrony uzupełniającej, zgodę na pobyt tolerowany, pobyt ze względów humanitarnych, korzystający z ochrony czasowej w RP oraz obywatele UE i EOG. Warto zaznaczyć, że część z wyżej wymienionych nadal wymaga prawidłowego udokumentowania posiadanego statusu pobytowego.

W pozostałych przypadkach – które stanowią jednak większość na polskim rynku pracy – pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca, musi uzyskać odpowiedni dokument uprawniający do powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca musi zadbać nie tylko o to, aby pracownik miał legalny pobyt i właściwą podstawę do pracy (np. zezwolenie na pracę, oświadczenie, zezwolenie na pobyt i pracę), ale również o spełnienie obowiązków wynikających z konkretnie zastosowanej procedury.

Każdy tytuł pobytowy i dokument legalizujący pracę ma przypisane własne obowiązki informacyjne. Oprócz bezwzględnego przestrzegania warunków wskazanych w decyzji lub oświadczeniu (m.in. stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie), pracodawca bywa zobowiązany do zgłaszania zmian do właściwych urzędów w określonych terminach.

Dodatkowo wprowadzono obowiązek przekazywania do urzędu kopii umowy zawartej z cudzoziemcem (zgodnie z właściwą procedurą).

Zapraszamy do konsultacji – zweryfikujemy dokumenty i wskażemy, jakie dokładnie obowiązki informacyjne i formalne mają zastosowanie w Twoim przypadku.

Tak – legalizacja zatrudnienia to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale przede wszystkim zabezpieczenie interesów pracodawcy.

Legalne powierzenie pracy oznacza:

– brak ryzyka kar finansowych i odpowiedzialności administracyjnej,

– możliwość spokojnego przejścia kontroli (PIP, Straż Graniczna),

– stabilność zatrudnienia i mniejsze ryzyko nagłego przerwania pracy przez pracownika,

– budowanie wiarygodności firmy wobec kontrahentów i instytucji.

Nielegalne zatrudnienie – nawet w przypadku naruszenia warunków decyzji – może skutkować wysokimi sankcjami finansowymi za każdą osobę. Ponadto, pracodawca, który zostanie dwukrotnie ukarany za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców, otrzymuje dwuletni zakaz zatrudniania cudzoziemców. Takie kary, mogą sparaliżować działanie Państwa firmy.

Legalizacja to bezpieczeństwo, przewidywalność i ochrona firmy przed kosztownymi konsekwencjami.