Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nieodzowny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. W przypadku zatrudniania cudzoziemców, ta odpowiedzialność nabiera dodatkowego znaczenia, gdyż wiąże się z koniecznością przechowywania specyficznych dokumentów. Ale czym jest zezwolenie na pracę dla cudzoziemców i gdzie dokładnie powinny być przechowywane ich akta osobowe?
Podstawa do podjęcia pracy przez cudzoziemca w Polsce
Zacznijmy od samego zezwolenia na pracę. Aby cudzoziemiec mógł legalnie podjąć pracę w Polsce, musi spełnić określone warunki, jakie wymienia Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, np. posiadanie statusu uchodźcy, zezwolenia na pobyt stały, obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej, czy też bezpośredniego zezwolenia na pracę oraz legalnego pobytu na terenie Polski.
Przechowywanie zezwolenia na pracę
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca ma obowiązek gromadzenia i przechowywania dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia cudzoziemców. Wśród tych dokumentów mogą znaleźć się zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy oraz inne dokumenty pobytowe.
Niezależnie od kategorii, do której należy cudzoziemiec, brak odpowiednich dokumentów może skutkować nałożeniem kar finansowych na pracodawcę, a nawet karą pozbawienia wolności w niektórych przypadkach, zgodnie z przepisami prawa.
Jak przechowywać zezwolenia dla cudzoziemców
Jak więc należy przechowywać te dokumenty? Zgodnie z wymogami, dokumentacja dotycząca zatrudnienia cudzoziemców powinna być przechowywana w sposób bezpieczny i poufny. Dokumenty powinny być dostępne dla pracodawcy w razie potrzeby, ale niedostępne dla osób nieuprawnionych. Podobnie więc, jak w przypadku pracowników polskich, powinna być przechowywana zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami ochrony danych osobowych.
W przypadku akt osobowych cudzoziemca, dokumenty takie jak zezwolenia na pracę, wizy, dokumenty podróży, zezwolenia na pobyt czasowy oraz inne dokumenty pobytowe powinny być włączone do części A lub B, które dotyczą ubiegania się o zatrudnienie i nawiązania stosunku pracy.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej cudzoziemców wymaga szczególnej uwagi i dbałości. Przechowywanie odpowiednich dokumentów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców ma kluczowe znaczenie dla wykazania, że praca jest wykonywana zgodnie z prawem. Dlatego należy zadbać o ich bezpieczne przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami ochrony danych osobowych.
Time2work – rekrutacja i legalizacja pracy
Specjalizujemy się w realizacji procesów związanych z zatrudnieniem. Nasi klienci znajdują w nas oparcie w kwestiach związanych zarówno z powiększeniem, jak i redukcją zespołu. To wsparcie, które niesiemy obok wynajmu pracowników, rekrutacji pracowników oraz legalizacji pracy cudzoziemców. Poznajmy się i porozmawiajmy jak możemy pomóc Twojej firmie!
Jako specjalista w zakresie legalizacji pracy cudzoziemców codziennie rozwiewam wątpliwości pracodawców, którzy uzupełniają kadry swoich firm pracownikami z zagranicy.
